Jumat, April 16, 2010

Proses Perencanaan


A.    Pengertian Perencanaan
Sebelum manajer melakukan pengorganisasian, pengarahan atau pengawasan, manajer harus membuat proses perencanaan yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam proses perencanaan manajer harus memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang harus melakukannya. Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan pemutusan apa yang selanjutnya akan dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan pertimbangan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.
Pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung kepada besarnya tujuan dan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Perencanaan jangka panjang tetap dibutuhkan untuk penarikan personalia, pengembangan teknik-teknik produksi. Manajer harus dapat memahami berbagai macam perencanaan-perencanaan yang ada, baik perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek dalam kerangka perencanaan keseluruhan.
Manajer puncak biasanya melakukan perencanaan-perencanaan jangka panjang dan strategi-strategi produksi. Manajer tingkat bawah merencanakan terutama bagi kelompok kerjanya dan untuk jangka pendek.
Aspek penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan, proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
Empat Tahap Dasar Perencanaan
1)      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan untuk organisasi atau kelompok keerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif.
2)      Merumuskan keadaan saat ini
Setalah menganalisa keadaan perusahaan, rencana dapat dirumuskan untuk merencanaka kegiatan lebih lanjut. Dalam tahap kedua ini memerlukan informasi keuangan dan data statistik.
3)      Mengidentifikasi segala macam kemudahan dan hambatan-hambatan
Identifikasi hambatan dan kemudahan diperlukan untuk mempermudah dalam proses pencapaian tujuan. Diperlukan juga segala macam faktor ekstern dan intern yang membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah.
4)      Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perencanan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian, alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

B.     Alasan-alasan perlunya Perencanaan
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai :
1) “Protective Benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2) “Positive Benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat Perencanaan
Perencanaan mempunyai banyak manfaat. Sebagai contoh, perencanaan
1) Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
2) Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama.
3) Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
4) Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
5) Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
6) Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
7) Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
8) Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan
9) Menghemat waktu usaha dan dana
Kelemahan Perencanaan
Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan. Beberapa diantaranya adalah bahwa
1) Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
2) Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
3) Perencanaan mungkin membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.
4) Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh hasil penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
5) Ada rencana-rencana yang diiukuti cara-cara yang tidak konsisten.
Meskipun perencanaan mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, manfaat-manfaat yang didapat dari perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karena itu perencanaan tidak hanya seharusnya dilakukan, tetapi harus dilakukan.

C.    Hubungan Perencanaan dengan Fungsi-fungsi Manajemen Lainnya
Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.
Pengorganisasian dan Penyusunan personalia
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, fisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Sebagai contoh, penyusunan personalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia.
Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.
Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Pengawasan juga menjadi bagian dari rencana baru. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya-sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

D.    Tipe-tipe Rencana dan Perencanaan
Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Cara penklasifikasian perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana perencanaan itu dilakukan.
Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana sebagai berikut :
1) Bidang fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia. Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda.
2) Tingkatan Organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada perencanaan satu satuan kerja organisasi.
3) Karakteristik-karakteristik (sifat) rencana, meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif
4) Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Semakin lama rentangan waktu antara prediksi dan kejadian nyata, kemungkinan terjadinya kesalahan semakin besar.
5) Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dan sebagainya. Perencanaan meliputi berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi.
Ada dua tipe utama rencana :
1) Rencana-rencana strategic (strategic plans)
Strategi adalah program umum yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi. Strategi dapat juga didefinisikan sebagai pola tanggapan organisasi terhadap lingkungannya sepanjang waktu. Strategi menghubungkan sumber daya manusia dan berbagai sumber daya lainnya dengan tantangan dan resiko yang harus dihadapi dari lingkungan di luar perusahaan.
2) Rencana-rencana operasional (operational plans), penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai. Ada dua tipe rencana-rencana operasional:
Rencana sekali pakai (single use plans) adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidak berulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang. Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah :
Program, Suatu program meliputi serangkaian kegiatan yang relatif  luas. Program menunjukkan (1) langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan, (2) satuan atau para anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah, dan (3) urutan dari waktu setiap langkah.
Proyek, Proyek adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program. Setiap proyek mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian. Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab personalia yang ditunjuk dan diberikan sumber daya-sumber daya tertentu dan batas waktu.
Anggaran, Anggaran (budget) adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Anggaran terutama merupakan peralatan pengawasan kegiatan-kegiatan organisasi dan komponen penting dari program dan proyek.
Rencana-rencana tetap (standing plans), rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (modifikasi) atau dihapuskan. Wujud umum rencana-rencana tetap adalah:
Kebijaksanaan, Suatu kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan. Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat.
Prosedur standar, Kebijqaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci, disebut ‘prosedur standar’ atau ‘metoda standar’ atau sering dikenal sebagai ‘standar operating procedure’ (SOP). Suatu prosedur memberikan sejumlah intruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur.
Aturan, Aturan (rules atau regulations) adalah pernyataan (ketentuan) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Aturan digunakan untuk mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya merupakan hasil kebijaksanaan yang di ikuti dalam setiap kejadian.

E.     Faktor Waktu dan Perencanaan dalam Manajemen
Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan, yaitu :
1.      Sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif.
2.      Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif, kareana waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3.      Jumlah (rentangan) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai 3 tahun dan rencana jangka panjang meliputi kegiatan-kegiatan selama 2 sampai 5 tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan 25 tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang biasanya berkenaan dengan perencanaan strategik.

F.     Perencanaan Strategik
Perencanaan stategik (George A.Steiner an John B. Miner) adalah
proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi;penentuan strategi,kebijaksanaan dan program-program strategic yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut;dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.
Perencanaan Operasional ,
Memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas.
Tabel 1. Perencanaan Strategik Versus Perencanaan Operasional

Perencanaan  Operasional
Perencanaan Strategik
Pusat bahasan


Sasaran

Batasan


Hasil yang diperoleh


Informasi


Organisasi 

Kepemimpinan

Pemecahan masalah
Masalah-masalah pengoperasian


Laba sekarang

Lingkungan sumberdaya sekarang

Efisiensi dan stabilitas


Dunia bisnis sekarang


Birokrasi/ stabil

Konservatif

Berdasarkan pengalaman masa lalu

Resiko rendah
Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang

Laba di waktu yang akan datang

Lingkungan sumberdaya yang akan datang

Pengembangan potensi mendatang

Kesempatan diwaktu yang akan datang

Kewiraswastaan/fleksibel

Mengilhami perubahan radikal

Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru

Resiko tinggi
Proses Perencanaan Strategik
1.      Perumusan dan penetapan misi dan tujuan umum
2.      Profil perusahaan, identifikasi tujuan dan strategi sekarang
3.      Analisa lingkungan eksternal (mikro dan makro)
4.      Analisa internal perusahaan :kekuatan dan kelemahan organisasi
5.      Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis
6.      Pembuatan keputusan strategik: mengembangkan alternatif-alternatif, mengevaluasi alternatif-alternatif, memilih alternatif
7.      Pengembangan strategi perusahaan
8.      Implementasi strategi
9.      Peninjauan kembali dan evaluasi
Berbagai Kebaikan dan Kelemahan Perencanaan Strategik
Kebaikan-kebaikan:
·         Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi
·         Mebantu para manajer dalam  pembuatan keputusan
·         Meminimumkan kemungkinan kesalahan
Kelemahan-kelemahan:
·         Memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar
·         Penetapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya.
·         Kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko
Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif
·         Kurang pengetahuan tentang organisasi
·         Kurang pengetahuan tentang lingkungan
·         Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
·         Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
·         Memerlukan banyak biaya untuk penggunaan sumberdaya keuangan, fisik dan manusia
·         Takut gagal
·         Kurang percaya diri
·         Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif

G.    Kriteria Penilaian Efektifitas Rencana
Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, yaitu :
1.      Kegunaan, agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana.
2.      Ketetapan dan objektivitas, rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata, dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen lainnyaa hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat.
3.      Ruang lingkup, perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan, kepaduan, dan konsistensi.
4.      Efektivitas biaya, efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut waktu, usaha, dan aliran emosional. Salah satu pedoman penting dalam perencanaan: jangan lakukan perencanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya
5.      Akuntabilitas, Dua aspek akuntabilitas perencanaan :
a) Tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan
b) Tanggung jawab atas implementasi rencana.
Suatu rencana harus mencakup keduanya.
6.      Ketetapan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencanaan, berarti perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.

3 komentar:

  1. Mohon ijin untuk Copy ya... !!!
    Buat tugas kuliah....
    Senang berkenalan dgn mu

    visi2013.blogspot.com

    BalasHapus
  2. thank's yoo . .
    sangad membatu bwt tugas kul nhe. .

    numpang sedot bleh. .

    BalasHapus
  3. makasih yah buat materinya , copas yah :)

    BalasHapus

komen o yo rek,, *suwun