Kamis, Mei 20, 2010

Wewenang, Delegasi dan Desentralisasi

 
Ø  PENGERTIAN WEWENANG, KEKUASAAN DAN PENGARUH
Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi. Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber wewenang, yaitu:
1.Teori formal (pandangan klasik)
Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi hal tersebut. Beranggapan bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.
2. Teori penerimaan (acceptance theory of authority)
Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.
            Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.
     Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
a. Kekuasaan posisi (position power) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
b. Kekuasaan pribadi (personal power) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
       Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
1.      Kekuasaan balas jasa (reward power) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2.   Kekuasaan paksaan (Coercive power) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman (dipecat, ditegur, dan sebagainya) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
3.   Kekuasaan sah (legitimate power) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
4.   Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5.   Kekuasaan panutan (referent power) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6.   Kekuasaan ahli (expert power) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
            Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
            Pengaruh (influence) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.

Ø  STRUKTUR LINI DAN STAF
            Lini mempunyai fungsi untuk bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan-tujuan perusahaan.Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.
Ada dua tipe staf, yaitu:
1. Staf pribadi (personal staf ), Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf pribadi biasa disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis.
2. Staf spesialis. Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.
Ø  WEWENANG LINI, STAF DAN FUNGSIONAL
            Wewenang lini (Lini Authority), adalah wewenang dimana atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.
            Wewenang Staf (Staff authority), adalah hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi kepada personalia lini.
            Wewenang staf fungsional (Functional Staff Authority), adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.
Ø  DELEGASI WEWENANG
            Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
Aalasan-alasan pendelegasian
            Alasan perlunya pendelegasian, yaitu:
1.Memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dan bila mereka menangani setiap tugas sendiri
2.Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien
3.Manajer dapat memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting
4.Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan alat untuk belajar dari kesalahan
            Delegasi  dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai  “the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.
Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif
            Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah:
1. Prinsip Skalar. Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui:a)kepada siapa dia dapat mendelegasikanb.siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya, c)kepada siapa dia bertanggungjawa. b)Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang diperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:a.gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penangung jawabnya, b.overlaps, yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang, c.splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi
2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command). Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.
3.  Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas. Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:
a.       Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien
b.      Masing-masing orang dalam organisasi dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif
c.       Akuntanbilitas penerimaan tanggungjawab dan wewenang
Mengapa Manajer Gagal mendelegasikan
a.       Perasaan tidak aman. Manajer enggan mengambil resiko untuk melimpahkan tugas atau mungkin takut kehilangan kekuasaan bila bawahannya terlalu baik melaksanakan tugas.
b.      Ketidakmampuan manajer. Sebagian manajer bisa sangat tak teratur dalam membuat perencanaan ke depan.
c.       Ketidakpercayaan kepada bawahan
d.      Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas
Mengapa Bawahan tidak Menerima Delegasi
Penyebab keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang adalah:
a.       Perasaan tidak aman bagi bawahan untuk menghindari tanggungjawab dan resiko.
b.      Bawahan takut dikritik atau dihukum karena membuat kesalahan.
c.       Bawahan tidak mendapat cukup rangsangan untuk beban tanggungjawab tambahan.
d.      Bawahan kurang peracaya diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar
Penanggulangan Hambatan-hambatan Delegasi
            Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:
a.    Kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
b.    Komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.c.meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu.Bila tidak ada kemajuan di dalam suatu jangka waktu yang direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan satu sama lain, komunikasi yang buruk).
            Louis Allen mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif: Tetapkan tujuan; Tegaskan tanggung jawab dan wewenang; Berikan motivasi kepada bawahan; Meminta penyelesaian kerja; Berikan latihan.
Ø  SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI
            Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi. Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.
            Faktor-faktor yang mempengaruhi Derajat Desentralisasi sebagai berikut:
(1) Filsafat manajemen; (2) Ukuran dan tingkatan pertumbuhan organisasi; (3) Strategi dan lingkungan organisasi; (4) Penyebaran Geografis organisasi; (5) Tersediannya peralatan pengawasan yang efektif; (6) kualitas manajer; (7) keanekaragaman produk dan jasa; (8) Karakteristik- karakteristik organisasi lainnya.
            Jadi, pendekatan paling logik yang dapat digunakan organisasi adalah mengamati segala kemungkinan yang terjadi (contingency approach).

1 komentar:

  1. Makasih mba artikelnya... kebetulan saya lagi cari materi ini...

    BalasHapus

komen o yo rek,, *suwun